So bleibt man in langweiligen Meetings wach

So bleibt man in langweiligen Meetings wach

So bleibt man in langweiligen Meetings wach

So bleibt man in langweiligen Meetings wach

Meetings gehören zum Arbeitsalltag. Für viele Beteiligte sind sie aber mehr Frust als Lust. Oftmals schlecht vorbereitet und moderiert, ziehen sich die Sitzungen zäh in die Länge. Greifbare Ergebnisse oder informative Inhalte sind Mangelware. Da nickt selbst der konzentrierteste Mitarbeiter ein. Mit ein paar Tricks kann man langweilige Meetings jedoch gut überstehen.

Es gibt vieles, was einen im Arbeitsalltag auf Trab hält. Ein Meeting-Marathon ist dabei das Letzte, was man braucht. Studien zufolge wären Mitarbeiter um 76 Prozent produktiver, wenn sie ihre Zeit weniger in Sitzungen verbrächten. Was da andere untersucht und herausgefunden haben, ahnt man selbst: Man könnte viel mehr schaffen, wenn man nicht ständig in Meetings (fest)säße.

Viele Sitzungen sind Zeitverschwendung

Die Ergebnisse einer Studie der Unternehmensberatung Bain & Company sind ernüchternd:

  • Mitarbeitende verbringen rund 16 Stunden pro Woche in Sitzungen.
  • Das obere Management wendet sogar über 50 Prozent der Arbeitszeit für Sitzungen auf.
  • 67 Prozent der Führungskräfte stufen die Meetings als gescheitert ein.
  • Mehr als 50 Prozent aller Sitzungen werden als überflüssig beurteilt.

Das Problem der langweiligen Meetings ist nicht nur, dass man in der Zwischenzeit sehr viele andere Dinge machen könnte, sondern auch, dass sie so extrem einschläfernd sind. In einer Umfrage des Telekommunikationsanbieters Verizon gab mehr als ein Drittel der Befragten an, regelmässig in Meetings vor sich hinzudösen. Der Elektronikkonzern Sharp erfuhr durch eine europaweit durchgeführte Studie, dass einer von zehn ihrer Mitarbeiter schon mal in einem Meeting eingeschlafen ist. Wie soll man da wieder in die Gänge kommen, wenn einem stundenlange Frontalmonologe oder ewig um das Gleiche kreisende Diskussionen den letzten Funken Energie abgesaugt haben?

Gute Vorbereitung

Je besser ein Meeting vorbereitet ist, desto grösser ist seine Chance auf Erfolg. Das hat vor allem der Leiter in der Hand. Wir Teilnehmer können aber auch einen Teil dazu beitragen. Je besser wir vorbereitet sind, desto stärker können wir das Meeting mit führen. Dazu gehört, dass wir eigene Ziele formulieren, wie etwa den Wunsch, ein bestimmtes Thema zu diskutieren.

Bereiten Sie Fragen vor

Wer fragt, der führt – auch mit Fragen können Sie das Meeting mit leiten. Zudem hält die Suche nach Antworten und Lösungen Ihr Gehirn länger auf Trab. Selbst wenn nur wenige Fragen Sie beschäftigen, können Sie so anderen länger aufmerksam zuhören.

Machen Sie sich viele Notizen

Machen Sie sich so viele Notizen wie möglich, um konzentriert zu bleiben. Selbst wenn nicht jeder Punkt für Sie relevant ist, sollten Sie einige Schlagworte aufschreiben. Je aktiver Sie zuhören, desto weniger laufen Sie Gefahr, mit den Gedanken abzuschweifen.

Kritzeln Sie herum

In Situationen, in denen man keine Notizen machen kann, weil sich eine Diskussion festgefahren hat, hilft Kritzeln. In einer Studie konnten sich Menschen, die gezwungen waren, eine langweilige Sprachaufnahme anzuhören, später an mehr Inhalte erinnern, wenn sie nebenbei kritzeln durften. Je mehr die Kritzeleien mit dem Thema zu tun haben, desto leichter fällt das Zuhören.

Konzentrieren Sie sich auf den jeweiligen Sprecher

Das gilt umso mehr, wenn dieser zu Monologen tendiert. Betrachten Sie seine Haare, das Gesicht, die Kleidung. Beobachten Sie seine Gesten und Mimik. Diese kleinen Ablenkungsmanöver schaffen die nötige Aufmerksamkeit, um leichter zuhören zu können.

Essen und trinken

Statt bei Langweile nach Kaffee oder Keksen zu greifen, lieber Wasser trinken und Nüsse naschen. Letztere sind gesünder als das langweilige Konferenztisch-Gebäck und geben Energie. Einen besonderen Frischekick gibt Ingwer- oder Zitronenwasser.

Keep calm and carry on

Allein der Gedanke, wie viele E-Mails gerade hereinkommen, während Sie Ihre Zeit im öden Meeting vertrödeln, lässt Ihr persönliches Stressbarometer steigen. Dieser Stress kann sich auf den ganzen restlichen Arbeitstag auswirken. Nehmen Sie sich daher nach der Sitzung einen kleinen Moment Zeit, bevor Sie mit der nächsten Aufgabe beginnen. Machen Sie eine kurze Meditation, atmen Sie mehrmals tief in den Bauch ein und aus, oder stellen Sie sich für einen Moment an ein offenes Fenster.

Nutzen Sie die Ausfallzeit

In fast allen Besprechungen gibt es ungeplante Pausen, zum Beispiel wenn eine neue Präsentation geladen werden muss oder der Beamer streikt. Nutzen Sie diese Zeit. Stehen Sie auf, und öffnen Sie das Fenster. Machen Sie eine kleine Stretching-Übung, oder fragen Sie Ihren Sitznachbarn, welchen Kinofilm er Ihnen empfehlen kann.

Kleine Bewegungen

Kleine Stretching-Einheiten und unauffällige isometrische Übungen halten wach. Strecken und recken Sie sich hin und wieder, oder spannen Sie die Muskeln für 15 Sekunden an.

Gute Meetings sind geführte Meetings

Meetings, Besprechungen, Konferenzen – sind sie gut geführt, ist jeder am Ende zufrieden. Statt Meetings über sich ergehen zu lassen, kann man auch proaktiv werden. Warum nicht dem Moderator in einem Vier-Augen-Gespräch Anregungen geben, wie man das Meeting aufpeppen könnte? Bieten Sie Ihre Unterstützung an. Zum Beispiel, dass Sie künftig als eine Art Zeremonienmeister auf die Zeit achten.

Möchten Sie erfahren, wie Sie ein Vier-Augen-Gespräch am besten planen und durchführen?

Dann lesen Sie hierzu folgende Blogs:

Wie lassen sich Konflikte leicht lösen?: Tipps & Tricks, um mit Streitigkeiten besonnen umzugehen.

Wie kann man andere leichter überzeugen?: Obwohl wir pro Tag bis zu 250 Mal versuchen andere von etwas zu überzeugen, sind die meisten von uns recht unbegabt in der Kunst, etwas erfolgreich zu erbitten oder auch einzufordern.

Wie geht man unfairem Verhalten am besten um?: Was kann man tun, wenn andere einen subtil oder offensiv zu verunsichern oder zu manipulieren versucht? Wie bleibt man souverän und gelassen?

KENNEN SIE JEMANDEN, FÜR DEN DIESER BEITRAG INTERESSANT SEIN KÖNNTE? DANN TEILEN SIE IHN DOCH:

6 thoughts on “So bleibt man in langweiligen Meetings wach

  1. Sabienes

    Mit deinem Tipps steuert man dann auch dem Phänomen „Tod durch Power Point“ entgegen! 😉
    Danke schon mal!
    LG
    Sabienes

  2. Silke Weinig Post author

    Liebe Sabienes
    Vielen Dank – das freut mich sehr.
    Ja, dieser berühmt berüchtigten Power Point Tod kommt mir auch bekannt vor … 🙂
    Herzliche Grüsse, Silke

  3. Silke Weinig Post author

    Liebe Luisa
    Stimmt – daran habe ich gar nicht gedacht. In der Uni muss man sich ja auch bei recht vielen Frontal-/Monumental-Monologen wach halten 🙂
    Herzliche Grüsse,
    Silke

  4. Michael Wyrsch

    Hallo zusammen
    Meeting in der bekannten Version sind ein Graus und verschwenden Zeit.
    Ich verwende oder führe das 3-Phasen Meeting der fliessenden Organisation ein.
    Damit wird jeder dazu angeregt, proaktiv zu teilen, was er für wertvoll hält, zu entscheiden, was tatsächlich diskutiert werden muss und gemeinsam die nächsten Aktionen zu definieren.

    Folge: die Meetings sind kürzer und die Entscheidungen sind besser.

    Wer mehr Info will, einfach melden

    Herzliche Grüsse
    Michael

  5. Silke Weinig Post author

    Lieber Michael
    Vielen Dank für Deinen Beitrag und der Vorstellung des 3-Phasen Meetings der fliessenden Organisation.
    Das klingt spannend! Ich werde dazu recherchieren.
    Herzliche Grüsse,
    Silke

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