Die 12 besten Zeitmanagement Tipps für Ihren Job

Gastbeitrag von Willy Knüsel, Experte für Zeitmanagement

Meistens stehen wir uns selbst im Weg, um den Arbeitstag erfolgreich zu gestalten. Wir schieben auf, vergeuden unsere Zeit, lassen uns ablenken oder bearbeiten lieber Kleinkram als die wichtigen Aufgaben. Einige Tipps & Tricks helfen zu einem guten Zeitmanagement

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie mit einigen grundlegenden Prinzipien effizienter werden.

1.  Tagesplanung mit drei Zielen

Machen Sie sich einen Tagesplan mit 3 realistischen Zielen für den nächsten Tag. Schreiben Sie diese Ziele auf ein Post-it und kleben dieses an den Rand Ihres Bildschirms. Machen Sie es zu Ihrer persönlichen Challenge, diese 3 Ziele jeden Tag zu erreichen.

2. Sagen Sie «Nein»

Schnell mal dies, schnell mal jenes erledigen. Das sind die grössten Zeitdiebe bei der Arbeit. Damit das nicht geschieht, müssen Sie Nein sagen können. Sagen Sie auf keinen Fall «Ja», wenn Sie innerlich «Nein» sagen. Nicht nur verlieren Sie Zeit, sondern auch Ihre Arbeitsmoral. Und demotiviert arbeiten kostet noch mehr Zeit. → Intervallseminar Zeitmanagement

3. Arbeiten abschliessen

Drängen Sie auf den Abschluss einer Arbeit und das damit verbundene Erfolgserlebnis, anstatt Ihre Energie sprunghaft auf zig weitere Tätigkeiten zu verteilen. Sie werden niemals auf allen Pferden gleichzeitig durchs Ziel reiten.

4. E-Mails blockweise bearbeiten

Befassen Sie sich nicht dauernd mit Ihren E-Mails. Reservieren Sie sich Blöcke, um Ihre E-Mails abzuarbeiten. Ziel eines solchen Blockes ist immer: Leerer Posteingang! Schalten Sie zudem alle Signale aus, die ein E-Mail ankündigen.

5. Keine Aufschieberitis

Wenn Sie Dinge vor sich her schieben, tun Sie sich keinen Gefallen. Im Berufs- wie im Privatleben frisst Aufschieberitis Zeit und Energie, weil Sie sich mit der gleichen Sache mehrmals befassen. Das Unerledigte liegt Ihnen auf dem Magen, und Sie können sich auf die aktuelle Aufgabe nicht optimal konzentrieren.

6. Vermindern Sie Störungen

Teilen Sie der Umgebung mit, dass sie für eine bestimmte Zeitspanne nicht zu sprechen sind. Leiten Sie das Telefon um, öffnen Sie Outlook nicht. Machen Sie den Kopf frei, indem sie andere Pendenzen von Ihrer Arbeitsfläche verbannen. Und planen Sie Ihre störungsfreien Zeiten, wenn Ihr Energielevel hoch ist.

7. Schaffen Sie Ordnung

Das ständige Ordnen und Umräumen von Akten kostet Zeit und hemmt den Arbeitsfluss. Zudem verlieren Sie unnötig viel Zeit mit Suchen. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf und entsorgen Sie alles Unnötige. Das minimiert die Stressbelastung. Gleichzeitig hilft die äussere Ordnung, konzentriert und motiviert zu bleiben. Gerade von Informationen kann man sich gut trennen, denn es war noch nie so einfach wie heute, sich Informationen neu zu beschaffen.

8. Aufgaben bündeln

Planen Sie im Tagesablauf feste Zeiten für die Korrespondenz, für E-Mails, Administration, Telefonate oder andere Routinetätigkeiten ein, welche man gut en bloc abarbeiten kann. Dafür eignen sich besonders die Zeiten, wo der Energielevel tief ist.

9. Kleinkram sofort erledigen

Alle zeitlich überschaubaren Aufgaben sollten Sie am besten direkt ausführen, also dann, wenn Sie das erste Mal damit in Kontakt kommen. Denn alles was sofort erledigt wird, ist zehnmal besser, als Aufgaben zu verwalten, Notizen zu machen oder Pendenzenlisten zu führen.

Gewöhnen Sie sich an, jedes E-Mail und jeden Brief nur einmal zu lesen. Entweder ist sofort eine Antwort nötig oder Sie können die Nachricht sofort löschen, ablegen, weiterleiten oder bei aufwändigeren Aufgaben ein Zeitfenster für die Erledigung planen.

10. Kein Multitasking

Wir sitzen dem Irrtum auf, Zeit sparen zu können, indem wir mehrere Dinge auf einmal erledigen. Doch je komplexer Ihre Aufgaben, desto mehr führt Multitasking zu Zeitverlust und Fehlern. Auch wenn es also manchmal nicht nach der geeigneten Strategie ausschaut, ist eins nach dem anderen am Ende die effizientere Arbeitsmethode. Das garantiert für eine höhere Aufmerksamkeit und man arbeitet nicht mit halber Kraft an mehreren Fronten.

11. Perfektionismus vermeiden

Perfektionismus ist nicht nur einer der grössten Zeitfresser, sondern auch eine Erfolgsbremse, die Sie Gelassenheit und Selbstvertrauen kostet.

Aus der Perfektionismus-Falle kommen Sie nur heraus, wenn Sie nicht nach der optimalen Lösung streben, sondern nach der Lösung, die gewünscht ist und zum jetzigen Zeitpunkt realistisch ist.

Fazit: Machen Sie Ihre Arbeit gut statt perfekt. Liefern Sie nur dann «perfekte» Arbeit ab, wenn es der Kunde wünscht und auch bezahlt, oder wenn es der Chef ausdrücklich fordert.

12. Weniger Sitzungen

Sitzungen verschlingen Ihre wertvolle Zeit wie schwarze Löcher. Sehr produktive Menschen vermeiden deshalb Meetings so oft wie möglich und achten darauf, dass Sitzungen kurz und ergebnisorientiert über die Bühne gehen. Fragen Sie sich immer, ob eine Sitzung nötig ist und ob Ihre Anwesenheit einen Mehrwert für Sie und für die anderen bedeutet. Falls Nein, bleiben Sie an Ihren wichtigen Aufgaben.

Fazit

Nun haben Sie 12 Methoden, um Ihre Effizienz zu verbessern. Sicher kennen Sie die eine oder andere und einige Methoden sind für Sie nicht relevant. Suchen Sie sich deshalb jene Methoden aus, welche sich auf Ihre Produktivität positiv auswirken könnten.

Jetzt kommt der schwierige Part – die Umsetzung. Um Arbeitsverhalten zu verändern benötigen Sie Einsicht und vor allem Ausdauer. Wenn Sie sich nicht zu viel vornehmen und 28 Tage durchhalten, ist der Erfolg garantiert.

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